VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN

Thời gian qua, Văn phòng UBND tỉnh đã tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan. Đồng thời ban hành các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật, ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư lưu trữ.

Lãnh đạo Văn phòng đã phân công công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ phù hợp theo vị trí việc làm, đáp ứng được yêu cầu công tác, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức theo đúng quy định của pháp luật; bố trí kho, cải tạo, nâng cấp và mua sắm các trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Sắp xếp tài liệu tại kho lưu trữ

Cùng với đó hướng dẫn công chức, viên chức thuộc Văn phòng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; ban hành danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; chỉnh lý tài liệu, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn quy định…

Ngoài ra, Văn phòng thường xuyên kiểm tra, đảm bảo tốt môi trường trong kho lưu trữ; tránh ánh nắng chiếu trực tiếp, mưa tạt, thấm, dột ảnh hưởng trực tiếp đến tài liệu lưu trữ...

Thời gian tới, Văn phòng UBND tỉnh tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, quy định lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ trong năm 2023; nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận, quản lý văn bản đến; soạn thảo, xử lý, quản lý, ban hành văn bản điện tử phục vụ công tác tra cứu văn bản; triển khai lập hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ (khi hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ hoàn chỉnh, đưa vào hoạt động). Quan tâm đôn đốc, nhắc nhở công chức, viên chức, người lao động trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đảm bảo thời gian nộp lưu tài liệu vào lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả tài liệu lưu trữ./.