VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN

Để thực hiện tốt việc bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ, thời gian qua, Văn phòng đã ban hành các văn bản như: Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Nội quy ra vào kho lưu trữ… Hằng năm, Văn phòng đều tổ chức tập huấn, thực hành về phòng cháy, chữa cháy; thường xuyên tuyên truyền, phổ biến các quy định về phòng cháy, chữa cháy và các biện pháp an toàn về điện đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Đồng thời bổ sung phương án, nội quy, trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác phòng cháy chữa cháy; phòng trừ mối, mọt, côn trùng... đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan, nhất là trong các ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ, tết và thời tiết biến đổi trong mùa nắng nóng, mưa bão.

Tài liệu tại Phòng lưu trữ được bố trí trên giá sắt và đựng trong cặp, hộp đảm bảo đúng quy định

Cùng với đó, Văn phòng luôn đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phù hợp để quản lý, bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ. Hiện nay, đơn vị đã cải tạo, bố trí phòng 3 phòng, kho để bảo quản an toàn gần 400m tài liệu lưu trữ; các tài liệu được bảo quản trong cặp, hộp kê trên 400m giá sắt. Hồ sơ tài liệu được sắp xếp khoa học, đảm bảo tốt môi trường trong kho lưu trữ theo quy định; tránh ánh nắng chiếu trực tiếp, mưa tạt, thấm, dột… ảnh hưởng trực tiếp đến tài liệu lưu trữ.

Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi trong việc tra cứu tài liệu, Văn phòng đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Hằng năm thực hiện chỉnh lý, thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trung bình trên 30m tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định./.