VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN

           Từ cuối năm 2010, Văn phòng UBND tỉnh đã nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên mạng máy tính nội bộ, hiện nay các văn bản đến đã được bộ phận văn thư Phòng Tổ chức - Hành chính quét bằng máy quét và đẩy file điện tử lên mạng máy tính nội bộ của cơ quan.

Chuyên viên VPUBND tỉnh đang khai thác phần mềm QLVB, hồ sơ công việc

Để thay thế cho văn bản giấy, hạn chế đến mức tối thiểu việc in ấn, sao lục văn bản, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh đã có văn bản gửi các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc yêu cầu từ ngày 01/3/2011, chuyên viên, công chức trong Văn phòng phải thường xuyên truy cập, sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc” theo nhiệm vụ đã được phân công để tiếp nhận, xử lý kịp thời các văn bản chỉ đạo, văn bản của các Sở, ban, ngành, đơn vị và cá nhân khác gửi đến; đồng thời theo dõi văn bản phát hành tại văn phòng (tối thiểu một ngày 02 lần: buổi sáng vào lúc 8h00, buổi chiều vào lúc 14h00).

Đối với những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn (như hồ sơ các dự án,…), bộ phận văn thư cập nhật văn bản còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trực tiếp xử lý hồ sơ.

Đối với những đơn thư, văn bản đến đóng dấu “Mật”, bộ phận văn thư chỉ cập nhật tiêu đề và chuyển đơn thư, văn bản đó cho các đơn vị, cá nhân trực tiếp xử lý.

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, lãnh đạo các đơn vị thuộc Văn phòng thường xuyên đăng nhập vào Hệ thống phần mềm “Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc” để biết thông tin, tiến độ xử lý văn bản, hồ sơ công việc của cá nhân mình và của cán bộ, công chức tại các đơn vị do mình phụ trách nhằm đôn đốc kịp thời việc xử lý văn bản./.

BH